Quản Lý Dự Án

copyright from: hdphuongit.wordpress.com

Câu hỏi: Khái niệm dự án (Project) và các tính chất của dự án

Khái niệm:

Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra một sản phẩm hoặc dịch vụ đặc thù. Một dự án được hình thành khi một nhóm các nhà tài trợ (tổ chức, công ty, chính phủ) cần có một sản phẩm (hoặc dịch vụ, chúng ta sẽ gọi chung là sản phẩm) mà sản phẩm này không có sẵn trên thị trường; sản phẩm này cần phải làm ra. Như vậy dự án là tên gọi chung cho một nhóm các hoạt động (tiến trình) với mục tiêu duy nhất là tạo ra được sản phẩm theo mong muốn của các nhà tài trợ.

Các tính chất của dự án:

Tính chất tạm thời:

- Dự án luôn luôn có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc (chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định)

- Tổ chức nhân lực chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định: khi dự án thiết lập, một số nhân viên của tổ chức được tạm thời điều sang làm dự án cho đến khi dự án kết thúc, tất cả những thành viên của dự án sẽ không còn trách nhiệm về dự án nữa.

- Tính chất tạm thời không áp dụng cho sản phẩm vì sản phẩm của dự án vẫn sẽ còn được sử dụng lâu dài sau khi dự án kết thúc.

Tính chất đặc thù:

- Các sản phầm/ dịch vụ của dự án mang nhiều đặc tính mới, không giống với các sản phẩm/ dịch vụ đã từng có (Ví dụ hệ thống thông tin được xây dựng cho tổ chức là một dạng sản phẩm đặc thù vì nó phụ thuộc nhiều vào cấu trúc nguồn lực, quy trình và năng lực của mỗi tổ chức)

- Thể hiện ở các tiến trình mà trước đó chưa từng được làm.

Câu hỏi: Khái niệm và nêu các tiến trình của quản lý dự án

Khái niệm

- Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các vấn đề.

+ Các nhà quản lý thường thực hiện các công việc: hoạch định, tổ chức, phân công, hướng dẫn, điều khiển

+ Nhóm các hoạt động quản lý cơ bản thường lặp đi lặp lại theo chu kỳ: Plan – Do – Check – Act (PDCA). Đây là nền tảng của các nhóm tiến trình quản lý.

- Quản lý dự án là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật và công cụ vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn các yêu cầu đối với dự án. Các hoạt động quản lý dự án:

+ Xác định những mong muốn khác nhau của những “stakeholder” về dự án.

+ Xác định những phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro và chất lượng cho dự án

+ Thực hiện các tiến trình quản lý dự án như khởi động, hoạch định, điều khiển, kết thúc…

Các tiến trình của quản lý dự án:

Các tiến trình quản lý dự án được xếp vào 5 nhóm:

- Nhóm các tiến trình khởi động (Initiating processes): gồm các tiến trình khởi tạo môi trường cho dự án hoặc các giai đoạn của dự án, như: chuẩn bị nhân lực, thiết lập các qua hệ, phương pháp liên lạc, các thủ tục quản lý,…

- Nhóm các tiến trình hoạch định (Planning processes): gồm các tiến trình định nghĩa các mục tiêu và các kế hoạch hành động (chính, hỗ trợ, và ứng dụng) cho dự án.

- Nhóm các tiến trình thực thi (Excuting processes): gồm các tiến trình liên kết nguồn lực để thực thi các kế hoạch (DO)

- Nhóm các tiến trình điều khiển (Controlling processes): gồm các tiến trình giám sát, đo lường tiến độ dự án (CHECK) để xác định các hành động điều khiển phù hợp.

- Nhóm các tiến trình kết thúc (Closing processes): gồm các tiến trình kết thúc cho dự án như chuyển giao kết quả, chấm dứt các hợp đồng và đánh giá tổng kết.

Câu hỏi: Nguyên lý W5HH trong quản lý dự án

Barry Boehm đưa ra 7 nguyên tắc sau đây để làm đơn giản bớt độ phức tạp của dự án, đồng thời tập trung nguồn lực cho các hoạt động cần thiết nhất

- “Why is the system being developed?”: Câu hỏi này giúp cho người quản lý dự án xác định chính xác mục đích của dự án trong suốt quá trình thực hiện

- “What will be done?”: Xác định chính xác những gì thật sự cần thiết phải làm để tránh lãng phí nguồn lực của dự án

- “By when?”: Các công việc của dự án cần phải được sắp xếp vào một kế hoạch thực hiện có trình tự, để bảo đảm rằng khi bắt đầu thực hiện bất kỳ công việc gì thì tất cả mọi thứ cần thiết cho công việc đều đã có sẵn đã được chuẩn bị xong. Ngoài ra, mỗi công việc đều góp phần tạo ra chuyển giao của dự án, và các chuyển giao này đều có thời hạn do đó tất cả các công việc đều phải có thời gian hoàn thành.

- “Who is responsible for a function?”: mỗi công việc đều cần có người chịu trách nhiệm.

- “Where are they organizationlly located?”: mỗi một kết quả của công việc đều cần phải xác định nơi nào sẽ tiếp nhận.

- “How will the job be done technically and manegerially?”: Ngoài khả năng chuyên môn, tính chất quản lý được cũng là yếu tố quyết định sự thành công của công việc.

- “How much of each resource is needed?”: Mỗi công việc đều cần có một mức độ nguồn lực nhất định để tạo ra kết quả có chất lượng như mong muốn.

Câu hỏi: QUẢN LÝ TỔNG THỂ (Project Intergration Management)

Quản lý tổng thể là xem xét một cách tổng quát toàn bộ dự án để quyết định nơi nào cần đầu tư nguồn lực, dự đoán trước các vấn đề quan trọng, xử lý trước khi chúng gây tác hại, và dàn xếp các công việc để đạt được các kết quả tốt nhất.

Sơ đồ dòng điều khiển các tiến trình quản lý tổng thể dự án.

Cấu trúc của 1 kế hoạch tổng thể

Đầu vào là các yêu cầu từ những stackholders bên ngoài dự án (nhà tài trợ, khách hàng, tổ chức,…) và môi trường thực hiện dự án (tiêu chuẩn, thủ tục, chính sách, nguồn thông tin, nguồn lực,…)

Đầu ra là các sản phẩm/ dịch vụ chuyển giao cho khách hàng hoặc tổ chức thụ hưởng.

Các tiến trình quản lý thể hiện các phần việc quan trọng nhất của dự án, là thiết lập và quản lý Project Chart, Baseline Project Plan, thực thi – giám sát – điều khiển dự án, kiểm soát các thay đổi và kết thúc dự án.

Câu hỏi: Vẽ lược đồ và mô tả tiến trình thực hiện công việc cam kết trong dự án

Tiến trình cam kết: là tiến trình thiết lập các cam kết có cơ sở cho dự án, kể cả các cam kết phát sinh giữa những cá nhân trong nội bộ dự án. Tất cả các yêu cầu trước khi trở thành cam kết thực hiện đều phải được phân tích khả thi dựa trên mục tiêu, nguồn lực, phương án và rủi ro kèm theo phương án thực hiện. Các cam kết cần có hiệu lực chấp hành từ cả hai phía: nơi phát sinh yêu cầu lẫn nơi thực hiện yêu cầu.

Câu hỏi: Một công việc sẽ được phân công thực hiện phải thỏa mãn những điều kiện gì để người quản lý có thể kiểm soát được?

Phân chia dự án thành các công việc quản lý được (manageable tasks) – là công việc kiểm soát được, phải thỏa mãn các yêu cầu sau đây:

- Đủ nhỏ để phân công cho 1 người thực hiện, bằng cách thương lượng hay thõa thuận (giữa người quản lý dự án và người thực hiện) về công việc , để nó được cam kết thực hiện.

- Biết rõ kết quả của công việc, vì kết quả của công việc phải góp phần làm thỏa mãn các yêu cầu của dự án để dự án đạt được mục tiêu.

- Kết quả của công việc có thể đo lường được. Đo lường là kết quả để người quản lý đánh giá được mức độ thực hiện dự án theo các tiêu chí quản lý chất lượng (dựa trên thời gian chi phí và phạm vi dự án), để điều khiển các hoạt động tiếp theo.

- Biết rõ phương pháp hoặc kỹ thuật để thực hiện công việc. Phương án và kỹ thuật thực hiện công việc phải thõa mãn các yếu tố khả thi được nêu trong phần phân tích khả thi của BPP để tránh rủi ro do thực hiên sai phương pháp/kỹ thuật.

- Biết rõ các ràng buôc hoặc phụ thuộc giữa công việc với công việc trước nó và sau nó, để chú ý giải quyết các ràng buộc này,đảm bảo cho các công việc trong chuỗi tiến trình dự án có đủ điều kiện tiến hành theo đúng kế hoạch.

Câu hỏi: Thiết lập môi trường dự án

Thiết lập môi trường cho dự án: Là công việc tạo điều kiện thuận lợi nhất để dự án thực hiện tốt nhất, gồm:

- Thiết lập nhóm khởi động dự án: gồm những “key persons” là những người sẽ cộng tác lâu dài trong dự án. Vai trò của mỗi người trong nhóm được phân công từ trưởng dự án (các thành viên của dự án) hoặc từ tổ chức (các stakeholders hỗ trợ cho dự án)

- Thiết lập các quan hệ giữa dự án với tổ chức: dựa trên các quan hệ đến từng cá nhân được phân công chính thức từ phía tổ chức và trưởng dự án. Sự hiểu biết lẫn nhau giữa tổ chức và nhóm dự án về công việc và trách nhiệm của các tác nhân (stakeholders) sẽ tạo ra sự tin tưởng và hợp tác tích cực từ 2 phía trong suốt quá trình thực hiện dự án.

- Thiết lập kế hoạch khởi động: phác thảo sơ lược kế hoạch thực hiện cho nhóm như thu thập, phân tích, hệ thống hóa các thông tin; định nghĩa các mốc đánh giá (milestones), các chuyển giao (deliverables), và lập lịch định kỳ cho các bên tham gia.

- Thiết lập các thủ tục quản lý: gồm phương thức liên lạc, báo cáo, phân công, và giải quyết tình huống phát sinh khi tiến hành dự án; các nội dung gởi/ nhận quy định cho nơi phát sinh/ nơi nhận trên kênh thông tin phù hợp (hình thức hoặc phi hình thức); thực hiện định kỳ hay đột xuất.

- Thiết lập các tài liệu quản lý dự án: bao gồm Project Charter, phát hành Project Work Book, trang bị công cụ, thiết lập hệ thống thông tin…

Câu hỏi: Hãy phân tích các yêu cầu đối với kế hoạch (chi tiết) thực hiện dự án?

Kế hoạch thực hiện dự án là sự chi tiết hóa các kế hoạch quản lý dự án dùng để cấp nguồn lực của dự án cho các công việc của dự án. Kế hoạch này phải thõa mãn các yêu cầu sau đây:

- Chi tiết đến từng công việc quản lý được

- Các công việc của dự án được phân công đến từng cá nhân, để họ biết rõ tất cả những gì cần làm cho dự án.

- Các công việc phải phù hợp với tất cả các kế hoạch quản lý (chất lượng, thời gian, chi phí,…) được nêu trong BPP, để đảm bảo tính khả thi của dự án (nguồn lực được cấp phát đủ và kịp thời cho các công việc).

- Các phương pháp đánh giá kết quả thực hiện (ví dụ: báo cáo kết quả) được thiết lập cùng với kế hoạch thực hiện, và được lập sưu liệu để kiểm soát sự tiến triển của dự án

Câu hỏi: Chất lượng là gì? Làm gì để đảm bảo các tiến trình có chất lượng, sản phẩm có chất lượng?

Khái niệm:

Khả năng đáp ứng yêu cầu vượt trội hơn chất lượng mong muốn gọi là Chất lượng.Vậy chất lượng là mức độ hài lòng về một tập hợp các đặc tính (của sản phẩm/dịch vụ tạo ra từ dự án) dùng để đáp ứng các yêu cầu (từ phía tổ chức /khách hàng ).

Làm gì để đảm bảo các tiến trình có chất lượng, sản phẩm có chất lượng ?

Vấn đề quan trọng nhất của việc đảm bảo chất lượng là chuyển các mong muốn, kỳ vọng của các stakeholder thành các yêu cầu chính thức cho dự án. Sự cam kết thỏa mãn các yêu cầu cần làm thỏa mãn mong muốn bằng cách gia tăng khối lượng công việc quá sức sẽ làm kiệt sức nhóm dự án, không kiểm soát được lỗi và phải làm lại.

Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các tiêu chuẩn và các thủ tục mà cả dự án lẫn tổ chức /khác hàng đều phải tuân thủ để bảo đảm chất lượng cho các tiến trình và các sản phẩm chuyển giao. Quản lý chất lượng bao gồm 3 tiến trình quản lý cơ bản: hoạch định chất lượng, bảo đảm chất lượng và kiểm soát chất lượng.

- Hoạch định chất lượng : Xác định các tiêu chuẩn chất lượng nào có liên quan đến dự án, và làm thế nào để thõa mãn các tiêu chuẩn này .Các yêu cầu thay đổi để thoỏa mãn các tiêu chuẩn chất lượng có thể làm cho dự án phải hiệu chỉnh lại chi phí hoặc kế hoạch thực hiện.

- Bảo đảm chất lượng :Áp dụng các kế hoạch chất lượng đã hoạch định để bảo đảm cho dự án làm hết tất cả các tiến trình cần thiết đã được hoạch định.

+ Phân tích các tiến trình: để nhận biết những tiến trình nào dư thừa hoặc vô ích đối với bài toán, yêu cầu, và kết quả mong muốn của dự án dựa trên các thông tin: ranh giới tiến trình, cấu hình tiến trình, diễn biến trạng thái của tiến trình.

+ Đánh giá chất lượng: là xem xét lại một cách khách quan và có cấu trúc các tiến trình của dự án để biết chúng có tuân thủ các quy tắc quản lý của tổ chức hay không, đồng thời xác định các tín hiệu và hiệu quả của các chính sách, thủ tục và quy trình để sửa đổi cho phù hợp. Cải tiến hoạt động của dự án phải gắn liền với giảm chi phí và tăng mức độ được chấp nhận của các sản phẩm/ dịch vụ.

Kiểm tra chất lượng: Giám sát kết quả thực hiện có bảo đảm các tiêu chuẩn chất lượng hay không, và xác định cách hạn chế các nguyên nhân gây ra sản phẩm kém chất lượng để thay đổi cách thực hiện, nếu cần.

Câu hỏi: PROJECT CHARTER là gì? Nó khẳng định những nội dung gì?

Khái niệm:

Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự án. Nơi ban hành tài liệu là một tổ chức (một công ty, hay cơ quan của chính phủ) thành lập dự án, là nơi cung cấp các nguồn lực cần thiết cho dự án để giải quyết một hoặc một số yêu cầu như:

- Yêu cầu của thị trường về một sản phẩm đặc thù

- Yêu cầu cải tiến bộ máy của tổ chức hoặc chính phủ.

- Yêu cầu sử dụng ưu thế từ công nghệ mới

- Nhu cầu từ xã hội

Nội dung của Project Charter: là trình bày rõ ràng các nội dung sau:

- Các yếu điểm của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến: nội dung này là phần phân tích tổng quát để đưa đến mục tiêu của dự án

- Mục tiêu của dự án: mục tiêu của dự án là để giải quyết tất cả hoặc một phần khuyết điểm (hoặc cơ hội cải tiến) cho tổ chức; mục tiêu của dự án phải liên kết với mục tiêu của tổ chức thông qua chiến lược phát triển của tổ chức.

- Các yêu cầu đối với dự án: thể hiện các đòi hỏi đối với dự án phát sinh từ mục tiêu của dự án mà dự án phải đáp ứng đầy đủ thì mới được cho là đạt được mục tiêu.

- Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án để đạt được mục tiêu của dự án: bao gồm cách giải quyết các yêu cầu và trình tự các bước thực hiện (tổng quát).

- Các giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies) từ phương pháp đã nêu ở trên: Giả định là giả thiết về những tình huống sẽ xảy ra trong tương lai (thực tế có thể khác với giả định), dùng làm tiền đề lập kế hoạch cho dự án. Phụ thuộc: là những gì mà dự án cần nhưng lại không đủ khả năng tự giải quyết, phía tổ chức cần trợ giúp cho dự án, như chuẩn bị nhận chuyển giao từ dự án.

- Các chuyển giao (deliverables) và các mốc đánh giá (milestones). Chuyển giao: là những sản phẩm, dịch vụ tạo ra từ dự án để chuyển cho tổ chức sử dụng. Mốc đánh giá là một nội dung đánh giá kết quả của dự án ở một thời điểm xách định trước, để quyết định dự án có được thực hiện tiếp hay không, và sẽ tiếp tục làm gì.

- Lợi ích của dự án, và kinh phí cần thiết để thực hiện dự án.

- Nơi cấp phát nguồn lực cho dự án (Kinh phí, nhân lực, phương tiện,…)

- Người quản lý dự án, các vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với dự án.

Câu hỏi: Yêu cầu đối với các điều khoản cam kết trong hợp đồng dự án là gì để đảm bảo cho các điều khoản này có hiệu lực pháp lý và khả thi từ cả hai phía?

Phân tích khả thi

Hầu hết các dự án được tiến hành trong điều kiện bị giới hạn ở nguồn lực và thời gian. Do đó, nó đòi hỏi người trưởng dự án phải xác định những gì làm được dựa trên các yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của dự án. Đa số các yếu tố này được gộp nhóm trong 6 loại sau:

a) Khả thi về kinh tế:

- Xác định lợi ích của dự án (giảm chi phí vận hành, khắc phục lỗi, gia tăng tính linh hoạt, tăng tốc độ xử lý,…) thể hiện thành lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình.

- Xác định chi phí của dự án: chi phí hữu hình và chi phí vô hình.

- Tính điểm hòa vốn và thời gian sinh lời từ chuyển giao

b) Khả thi về kĩ thuật: các tiến trình phân tích này bao gồm đánh giá về sản phẩm, hệ thống (phần cứng, phần mềm,…) có thể làm được hay không, cũng như kích cỡ của hệ thống, độ phức tạp và khả năng của nhóm dự án để ước tính thời gian, chi phí và các rủi ro nảy sinh từ phương án thực hiện.

Các rủi ro bao gồm:

- Ước tính sai lợi ích, chi phí hoặc thời gian thực hiện.

- Ước tính sai hiệu quả của các chuyển giao ở phía tổ chức thụ hưởng.

- Ước tính sai khả năng tích hợp của các chuyển giao từ dự án vào trong hệ thống đang vận hành ở phía tổ chức thụ hưởng.

Các quy tắc sau đây nhằm gợi ý cho việc xác định phương án khả thi kỹ thuật:

1- Dự án lớn có nhiều rủi ro hơn dự án nhỏ

2- Các yêu cầu dễ hiểu và có cấu trúc tốt sẽ dễ thực hiện hơn

3- Áp dụng các công nghệ chuẩn và phổ biến sẽ ít rủi ro hơn

4- Dự án sẽ ít rủi ro nếu những thành viên đã quen cách làm từ các dự án tương tự

c) Khả thi về vận hành: là sự đánh giá mức độ mà giải pháp tích hợp trong các chuyển giao của dự án sẽ làm thỏa mãn yêu cầu của tổ chức thụ hưởng. Các phân tích này phải bộc lộ được các giá trị sử dụng (cao hay thấp) của các chuyển giao đối với tổ chức thụ hưởng. Vì chuyển giao từ dự án sẽ được sử dụng trong tổ chức, nó cũng là một thành phần (hoặc hệ thống con) trong môi trường vận hành của tổ chức thụ hưởng, nên nó cần phải thích nghi với môi trường này để có giá trị sử dụng cao

d) Khả thi về kế hoạch thực hiện: là sự phân tích mức độ đáp ứng về thời gian hoàn tất cho các yêu cầu, nhằm bảo đảm cho kế hoạch của tổ chức thụ hưởng sẽ đúng tiến độ hoạch định.

e) Khả thi về pháp lý: là sự phân tích khả năng thỏa mãn các quy định pháp lý của nhà nước (luật lao động, luật bản quyền sở hữu trí tuệ,…) và các điều khoản trên các hợp đồng (quyền sử dụng phần mềm, tài liệu của tổ chức,…) các phương án không được vi phạm các quy định này.

f) Khả thi về chính trị xã hội: là ước lượng về mức độ hài lòng của các stakeholders đối với giải pháp. Nếu có nhiều stakeholders đồng tình ủng hộ thì dự án sẽ thành công

Câu hỏi: BASELINE PROJECT PLAN (BPP)

Khái niệm:

- BPP là bộ tài liệu mô tả cho các công việc mà dự án bắt buộc phải làm (không được thiếu, hoặc sai) để thỏa mãn đầy đủ mục tiêu và các yêu cầu đối với dự án.

- BPP được dùng như thước đo để đánh giá mức độ hoàn thành dự án.

Template BPP:

KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN (BPP)

I. Phần giới thiệu

Gồm các mô tả tổng quát cho dự án: mục tiêu, phương pháp, đánh giá khả thi, các kế hoạch quản lý và các thay đổi quan trọng của BPP kể từ khi nó được lập ra

II. Phần mô tả giải pháp

A. Nêu 2 hoặc 3 phương án khả thi để đạt mục tiêu

B. Nêu giải pháp được chọn (thỏa mãn các yêu cầu nêu trong Project Charter)

C. Đặc tả chi tiết về sản phẩm/ dịch vụ sẽ được tạo ra từ giả pháp

D. Mô hình (tiếp cận) của dự án để thực hiện giải pháp

III. Phần đánh giá khả thi

A. Kinh tế – Phân tích lợi ích và chi phí của dự án

B. Kỹ thuật công nghệ – Phân tích khó khăn và rủi ro về kỹ thuật, cách khắc phục

C. Vận hành – Phân tích khả năng áp dụng dự án cho các hoạt động của tổ chức

D. Pháp lý – Phân tích các rủi ro về mặt pháp lý hoặc phát sinh từ các hợp đồng

E. Chính trị – Phân tích ảnh hưởng từ các quan điểm chính trị của stakeholders

F. Nguồn lực và thời hạn – Phác thảo thời gian thực hiện trên nguồn lực hiện có.

IV. Các kế hoạch quản lý chi tiết

(Tham khảo đến) Project Charter

Kế hoạch thực hiện BPP

Kế hoạch giám sát, điều khiển việc thực thi BPP

Kế hoạch kiểm soát thay đổi

Kế hoạch kết thúc dự án

(Tham khảo đến) Kế hoạch quản lý phạm vi

(Tham khảo đến) Kế hoạch quản lý chi phí

… (đây là những kế hoạch quản lý chi tiết dựa trên các lĩnh vực kiến thức quản lý)

Câu hỏi: Khái niệm quản lý chi phí là gì? Tiến trình ước tính kinh phí?

Khái niệm

Quản lý chi phí bảo đảm cho dự án hoàn thành công việc trong khoản kinh phí cho phép. Ngoài việc xem xét chi phí cho nguồn lực thực hiện các tiến trình dự án, quản lý chi phí còn xem xét tín hiệu của các quyết định trong việc sử dụng kinh phí, hoạch định kế hoạch thực hiện và đưa ra các dự báo về kết quả.

Tiến trình ước tính kinh phí

Ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị đủ nguồn lực cho dự án. Ước tính kinh phí cần phải cân đối giữa chi phí cho dự án và giá trị (lợi ích) mà dự án mang lại cho tổ chức để cho dự án có sức thuyết phục các nhà tài trợ.

* Xác định giá trị của dự án đối với tổ chức: MOV (Measurable Organizational Value) là giá trị hữu ích mà dự án cung cấp cho tổ chức để góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. MOV có các tính chât sau:

+ Đo lường được: Đo kết quả của dự án sẽ hướng các hoạt động của dự án vào đúng mục tiêu. Độ đo của MOV được thiết lập trên giá trị của các chuyển giao đối với mục tiêu chiến lược của tổ chức, được thực hiện trên các Indicators.

+ Có giá trị đối với tổ chức: dự án phải hữu ích đối với tổ chức, thường được xem xét về thời gian và giá trị thu về.

+ Được chấp nhận: MOV phải được các stackeholders chấp nhận trước khi tiến hành các cam kết. Giá trị của MOV thường được tổ chức xem xét dựa trên 4 tiêu chí: Tài chính, sản xuất, khách hàng, học hỏi và cải tiến.

+ Kiểm chứng được: Đây là các đặc tính cố hữu rất quan trọng của MOV để nhằm đánh giá kết quả thực tế của dự án đối với các mục tiêu/ mục đich của tổ chức, thể hiện trên số liệu đo thực hiện trên các Indicators đã thiết lập.

* Xác định các loại chi phí :

Gồm có 5 loại:

- Direct Cost (Chi phí trực tiếp): là chi phí chi trực tiếp cho nguồn lực thực hiện của dự án.

Việc xác định chi phí trực tiếp gồm có 5 bước:

+ Xác định loại nguồn lực cho kế hoạch thực hiện.Vd: Nhân lực, máy tính, thiết bị , tiền …

+ Xác định mức độ của mỗi loại nguồn lực. Vd: Người /ngày x số ngày công, giờ máy ….

+ Xác định đơn giá (chi phí) của mỗi loại nguồn lực. Vd: Đơn giá tiền công người /ngày.

+ Tính toán chi phí cho các công việc và dự án.

+ Cân đối nguồn lực qua các xem xét lại để nguồn lực không bị sử dụng quá mức, một nguồn lực không thể cấp phát cho nhiều công việc cùng lúc.

- Indirect Cost (Chi phí gián tiếp): là các hoạt động quản lý, như số giờ viết báo cáo mỗi tuần, số giờ họp mỗi tháng.

- Sunk Cost (Chi phí tồn đọng trước dự án)

- Learning Curve: Chi phí để thử nghiệm thường gắn liền với chi phí làm mẫu thử

- Reserve: Chi phí dự phòng cho các rủi ro nhằm cung cấp sự linh động cần thiết cho dự án để khắc phục rủi ro khi nó xảy ra.

* Các mô hình tài chính (financial models): Các mô hình này tập trung phân tích về dòng luân chuyển tiền tệ, để giải quyết 2 vấn đề chính: trong bao lâu thu hồi vốn, và tiền lời phát sinh từ dự án sẽ ở mức độ nào.

- Payback: xác định bao lâu thì thu hồi vốn đầu tư.

- Breakeven: xác định điểm hòa vốn của dự án dựa trên số lượng.

- Return On Investment: ROI xác định mức độ lợi nhuận thu hồi được so với đầu tư, dựa trên tỉ số tiền lời thu về và vốn đầu tư ban đầu

- Net Present Value: NPV tập trung vào giá trị theo thời gian của đồng tiền. Sự thay đổi giá trị của đồng vốn kinh doanh là do đồng vốn có thể sinh lời, như gởi ngân hàng. Giá trị của đồng vốn tính theo thời gian sẽ là

Trong đó:

I: tổng tiền vốn đầu tư cho dự án

NetCashFlow = Thu được mỗi năm – Chi phí mỗi năm

r: tiền lãi suất (discount rate) mỗi năm

(discount rate tăng thì NPV sẽ giảm)

t: thời gian, tính theo mỗi năm